InfoPath + SharePoint Designer + Office 365 = Forms in the Cloud

Session animée par Asif Rehmani (MVP / Principal Contributor and Trainer on SharePoint-Videos.com)

Pour personnaliser un site SharePoint, il existe différents outils et le principal reste le navigateur Internet.

La 1ère démo passe en revue l’interface d’administration d’Office 365 et notamment la partie permettant aux utilisateurs pouvoir utiliser des formulaires InfoPath en ligne et de pouvoir les afficher en mode Web si le navigateur le permet (via InfoPath Forms Services).

L’autre outil pour personnaliser SharePoint Online est Visual Studio mais vu que c’est un outil pour les développeurs, il ne sera pas abordé dans cette session.

Les 2 derniers outils qui sont le coeur de cette session sont SharePoint Designer 2010 et InfoPath 2010. Ces 2 outils sont utilisés par les webmasters, les administrateurs, les développeurs et les exploitants.

SharePoint Online ne permet pas de déployer des solutions au niveau de la ferme ce qui fait qu’il faut souvent entre dans un mode « No-Code Way » (je ne trouve pas de traduction simple mais l’idée est facile à comprendre).

Pour faire de l’InfoPath sur Office 365, il faut obligatoirement passer par les plans E3 ou E4, les versions E1 et E2 ne permettant pas d’utiliser InfoPath. E3 coute 24$ / mois / utilisateur et E4 coute 27$ / mois / utilisateur.

Pour manipuler de InfoPath, il faut créer des bibliothèques de formulaires ce qui est possible depuis InfoPath 2003 et il est obligatoire d’installer InfoPath sur la machine du créateur de formulaire (il n’existe pas encore de solution pour créer des formulaires depuis son navigateur).

InfoPath 2010 permet de créer une bibliothèque de formulaires ou bien de créer un type de contenus et d’associer le formulaire à ce type de contenu.

Il est possible de créer des formulaires dits « Administrator Approved' » mais ceux-ci ne peuvent être utilisés sur Office 365 car il nécessite un accès Full-Trust ce qui n’est pas autorisé.

La 2ème démo concerne la création d’un formulaire (on part d’un formulaire de frais professionnels) et on passe en revue différentes options (patterns, champs obligatoires, valeur par défaut…).

On passe également en revue les différents contrôles disponibles (texte, date, repeating table…) sur les lesquels on ajoute des règles pour par exemple faire de la coloration en fonction de certaines conditions.

La 3ème démo concerne SharePoint Designer 2010 où l’on balaye rapidement les possibilités de l’outil (administration des sites, des listes, création de workflows…).

On voit ensuite comment créer une liste depuis SharePoint Designer, ajouter des colonnes, créer une vue, etc… et on accède ensuite à cette liste depuis IE pour ajouter des données à l’intérieur à l’aide de la Datasheet View   😉

Durant toute ses démos, le speaker distribue des cadeaux en fonction des réponses à ses questions (des DVD de formation provenant de son site) et ma préférée est ; SharePoint Designer permet il d’ajouter du contenu dans une liste. Quelqu’un répond « YES » et il a droit à un DVD pour s’être ridiculisé devant tout le monde   😉

On repasse ensuite dans InfoPath pour montrer comment, depuis le formulaire créé précédemment, on peut créer une bibliothèque de formulaires en publiant celui-ci.

Lorsqu’on ajoute un document et qu’on utilise le mode web, un bouton « Submit » apparait dans le ruban pour soumettre le document quelque part (l’envoyer dans une bibliothèque, l’envoyer par mail…). Ces options de soumission sont gérées depuis InfoPath dans le menu « File / Submit Options ».

Une nouvelle liste est créée dans le site SharePoint via SharePoint Designer et on voit comment modifier la vue par défaut de la liste depuis SharePoint Designer avec la WebPart XsltListView et les assistants graphiques de SharePoint Designer.

Puis un workflow est créé (toujours depuis SharePoint Designer) afin de remplir la liste qui vient d’être créée à partir des données qui seront saisies dans les formulaires InfoPath soumis par les utilisateurs.

Un formulaire est donc complété, soumis dans une lste et l’on voit que le workflow s’est exécuté pour remplir la 2ème liste. Le temps d’exécution est très rapide (quasi instantanée), la solution s’exécutant dans Office 365 sur les serveurs de MS.

On refait un tour sur la mise en forme XSL pour ajouter une mise en forme conditionnelle qui fait que si la note de frais d’une personne dépasse 1500$, alors la ligne apparait en rouge dans la liste.

Le but de la démonstration est de montrer comment créer une solution simple et fonctionnelle sans taper aucune ligne de code et en utilisant tous les assistants mis à disposition dans SharePoint Designer.

On voit maintenant comment modifier le formulaire de création des éléments d’une liste (une liste de tâche dans l’exemple) depuis InfoPath pour enrichir le formulaire fourni en standard avec SharePoint et qui n’est pas le plus sexy du monde pour des contributeurs.

L’ajout de règles métiers simples au sein du formulaire se fait de manière très simple et enrichit considérablement l’expérience de l’utilisateur, notamment quand on parle de règles de validation de données.

Petit tour sur la personnalisation du site et comment interconnecter une liste de document à la WebPart infoPath et faire en sorte que lors de la sélection d’un document, celui soit soit affiché automatiquement dans la WebPart affichée au sein de la même page.

On voit aussi qu’il est possible de modifier le formulaire des workflows, toujours via SharePoint Designer.

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