#SPC2012 : Migrating to SharePoint Online in Office 365

Session de 10h30 à 11h45 Phil Cohen, Microsoft SharePoint Architects Kimmo Forss, Microsoft SharePoint Architects

Le début de la session concerne des mises en garde sur les migrations et le besoin de faire de la conduite de changement. Les migrations demandent beaucoup de changements . Il faut s’appuyer sur les retours d’expérience existants pour anticiper les étapes, les difficultés et les bonnes pratiques.

Trois étapes : planifier, préparer et migrer.

Concernant la préparation, ça recoupe d’autres sessions déjà passées (qu’il faut analyser son environnement autant sur le contenu, les processus en place, les fonctionnalités, les utilisateurs…). Pour estimer les sites à crééer, s’appuyer sur « EnumAllWebs » et « PreUpgradeCheck » afin de vérifier les possibilités de mises à jour. Il est très important de faire un listing car on peut s’apercevoir aussi que la migration peut amener certains problèmes : le cas de tout migrer dans un même endroit (car on réorganise ou bien on centralise plusieurs fermes) peut poser un problème si des structures sont identiques (même nom de collection, de site…).

Comme d’habitude, bien vérifier que les fonctionnalités utilisées aujourd’hui existent bien dans la version cible (cad SharePoint Online). Ils nous montrent un exemple d’un fichier Excel d’une préparation de migration où tous un tas de composants ne sont plus disponibles (eventReceiver, features…).

Les entreprises pensent souvent dans cet ordre : migrer, archiver, supprimer. Il vaut mieux bien planifier la migration et faire un nettoyage (archiver et supprimer). Cela permettra de ne pas utiliser du stockage en trop, avoir des recherches plus fiable, une migration certainement plus simple.

A prendre en compte les personnalisations de votre SharePoint OnPromise qui seront différentes dans Office 365 : Type de fichier bloqué (exe…), taille des espaces individuels de stockage par exemple.

La communication ne doit pas être oubliée : elle est primordiale. Il faut mettre en place un plan de communication en expliquant :

  • Qu’est ce qui va se passer ?
  • Quand ?
  • Les avantages ?
  • Les changements (interface, adresses, liens)
  • Les périodes de frise/gel
  • Les manuels utilisateurs

Et préparer les sessions de formation utilisateur.

Toujours la préconisation de faire un POC ou un pilote pour vérifier que tout se passera bien et faire adhérer les utilisateurs de façon progressif, tester les fonctionnalités, préparer le plan de communication/formation. Ne surtout pas donner le « nom final » au pilote afin que les personnes prennent conscience du sens du projet (et qu’il ne soit pas déçu avant la version finale du projet).

Autres conseils : Avoir des ambassadeurs, une équipe de support permettant d’accompagner les « égarés ».

Lors de la préparation, bien penser à automatiser le maximum, faire tout son possible pour anticiper les erreurs. Mettre en place des périodes de gels et étudier s’il est possible de faire la migration de façon progressive. Lors de la migration et donc de la phase de frise, mettre la ferme en lecture seule si possible.

Pour conclure, il est indispensable de bien planifier et communiquer, tester les différentes approches et les outils, et enfin tester le résultat final.

Lors des questions, la recommandation de migration est rappelée : en cas de migration de version, il vaut mieux si c’est possible migrer sa version OnPromise vers 2013 et après passer à la version Online (permettant ainsi de vérifier la portabilité des fonctionnalités & cie).

Je sors un peu déçu de la session, car beaucoup de points se recoupent avec des sessions passées ou me paraissent tout simplement du bon sens lors d’une migration.

Jérôme

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