Power BI Pour Office 365

Suite à la Présentation IT CAMP de SQL 2014 et Power BI Pour Office 365 par Franck Mercier, voici un résumé des fonctionnalités de Power BI Pour Office 365.

PowerBI1

POWER BI pour Office 365 est composé de plusieurs éléments qui constituent la suite BI incluse dans Excel et qui permet de stocker vos Workbooks dans le Cloud grâce au Site Power BI.

A noter que certaines fonctionnalités ci-dessous ne sont pas présentes seulement dans Power BI pour Office 365, elles sont en faites présentes dans Excel qui lui-même est l’élément principal de la suite Power BI.

On peut donc séparer les éléments en 2 Parties:
1. Excel : rapatrier des données, les modéliser et les visualiser/ analyser.
2. Cloud : partager des rapports sur le Site Power BI qui est une option d’Office 365. Accessibilité via mobile, tablette. Trouver des infos grâce à Q&A, automatiser le rafraichissement des rapports…

Voici un résumé des différents éléments que regroupe Power BI pour Office 365, ainsi que les versions minimum nécessaire :

EXCEL

POWER QUERY « ETL » pouvant   se connecter à tout type de données interne ou externe Excel 2010
POWER PIVOT Modélisation des données pouvant   se connecter à de nombreuses sources de données utilisant un moteur en   mémoire très performant Excel 2010
POWER VIEW Visualisation des données principalement   de type charte / histogramme en mode “Dynamique” Excel 2013
POWER MAP Visualisation des données géographique   sur carte 3D en mode “Dynamique” Excel 2013

Cloud

POWER BI SITE Stockage et partage des   rapports, support bientôt HTML5 (SharePoint Online Amélioré) Office 365 Option Power BI
POWER BI MOBILE App Visualisation des rapports   sur tablette et téléphone Office 365 Option Power BI
POWER BI Q & A Outil inclus dans le site   web pour poser des questions en « langage naturel » (ex : Français   courant) avec réponse en graphique Office 365 Option Power BI
DATA MANAGEMENT GATEWAY / DATA REFRESH Data Catalog ET passerelle entre   les documents dans le Cloud et les sources de données « On Promise »   pour rafraichir les données. Office 365 Option Power BI

Je ne reviendrai pas sur les différents modules d’Excel dont nous avons déjà parlé (Power Query, Power Pivot, Power View and Power Map) et pour lequel nous pouvons déjà trouver pas mal d’articles, Tutos et autre Webcasts.

Je vais faire un focus sur les éléments de Power BI inclus dans Office 365 qui vous permettent de faire de la BI Online et/ou en Cloud Hybride.

Voici tout d’abord l’architecture de Power BI qui est je le rappelle encore une version Preview et qui peut donc être modifié, il vient d’ailleurs d’être enrichi du DATA REFRESH :

PowerBI2

Comme d’écrit plus haut, nous voyons bien les deux parties – Excel sur la droite et Cloud sur la gauche – qui complète la Suite Power BI dans Office 365.

Passons donc à chaque éléments :

POWER BI SITE

Power BI Site est une app pour SharePoint Online, il permet de visualiser et organiser les documents Excel d’une meilleur façon qu’une simple librairie SharePoint. Il inclut également toutes les autres fonctionnalités propres à Power BI dont nous allons parler ci-dessous.

POWER BI MOBILE Apps

Une application propre à Power BI pour Office 365 qui permet de visualiser les rapports stockés sur le site Power BI. L’application est pour le moment seulement disponible sur le Windows Store, une application IPad serait en cour de développement. Power View est actuellement le meilleur outil pour la visualisation sur App grâce à sa visualisation Dynamique.
L’application est gratuite sur le Windows Store, cependant elle permet de visualiser seulement des rapports stockés dans le Site Power BI.

POWER BI Q & A

Cette fonctionnalité permet de poser des questions sur le Site Power BI en langage courant et de visualisé la réponse sous forme de rapport graphique. Pour le moment Q&A est basé seulement sur quelques Workbooks proposés par Microsoft ce qui ne permet pas de vraiment tester la qualité des résultats. Nous reviendrons donc sur ce module lorsqu’une version plus complète sera disponible.

DATA MANAGEMENT GATEWAY

Ce module permet de faire du Reporting en mode Cloud Hybride – j’entends par là le fait d’avoir vos rapports dans Office 365 donc dans le Cloud et d’avoir vos sources de données sur site donc « On Promise » – sans créer une infrastructure complexe.

Le DMG vous permet de créer une passerelle entre les deux environnements.

Pour faire simple, à partir du centre d’administration du Site Power BI vous aller créer une « Passerelle » sécurisée entre votre rapport et le server de donnée source. La création de la passerelle sur le Site Power BI génère une clé unique qu’il faudra installer manuellement sur le Server de donnée source à l’aide d’un agent (une seule fois).

Une fois la passerelle installée il est donc possible de visionner en mode Excel web App un rapport stocké dans Power Bi for Office 365 (un SharePoint Online amélioré) et de rafraichir directement les données!

*A Noter que les crédentials de connections au source qui sont « On Promise » peuvent être stockés dans le Cloud ou « On Promise », donc aucune données ou crédential ne seront stockés dans le Cloud si vous le désirez.
Par contre si votre Workbook contient un modèle Power Pivot celui ci sera stocké dans le Cloud, privilégié donc un modèle SSAS Tabular dans ce cas.

Le DMG permet également de pouvoir se connecter grâce à Power Query à des données « On Promise » qui seront mis à disposition des utilisateurs sous la forme d’un flux Odata. On peut imaginer des Vues qui seront créées par l’IT pour les utilisateurs, par exemple Vue Client, Vente… et mis à disposition sur le Site Power BI pour la Self BI !
Grace à la passerelle créée, les utilisateurs pourront importer les données et créer leurs propres rapports, et ce, même en étant en dehors du réseau de l’entreprise.

Data refresh

Process du flow de donnée au travers du DMG (décrit ci-dessus) qui permet le rafraichissement manuel ou automatique des données des rapports comme dans SharePoint, fonctionnalité très attendu par la communauté et qui vient d’être ajoutée à la Suite Power BI. Il permet de planifier le Refresh automatique des Workbooks et Data Catalog sur le Site Power BI.

DataRefresh

CONCLUSION

Power BI est aujourd’hui une suite complète qui permet de créer ses propres rapports entièrement dans Excel, partager les rapports et automatiser le refresh. Nous sommes donc bien dans le Self-Service BI !
Il y a encore des limitations concernant la taille maximum des fichiers Excel mais cette limitation tant à diminuer (aujourd’hui 250MB pour la visualisation d’un Workbook, 30MB pour le Refresh des données via Power BI).

L’interface du Site Power BI étant différent de SharePoint Online il peut être déroutant au premier abord mais comme tous les nouveaux outils quelques minutes de prise en main seront nécessaires. Espérons que les utilisateurs prendront le temps nécessaire car le Site est avant tout fait pour eux.

D’autres articles suivront dès que possible pour détailler les modules ci-dessus avec quelques tutoriaux.

Essayer Power Bi c’est ici : http://office.microsoft.com/en-ca/excel/power-bi-FX104080667.aspx

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